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Wie man eine E-Mail (professionell) abschließt

Lisa Holzhofer
18 November 2020

Ihr Empfänger hat Ihre E-Mail bereits bis zum Ende durchgelesen, also ruinieren Sie es auf gar keinen Fall noch in letzter Sekunde! Unser praktischer Leitfaden hilft Ihnen dabei, professionelle Abschlussworte zu finden, um Ihre B2B-E-Mails perfekt abzurunden.

Es gibt eine Unmenge von Leitfäden für die Erstellung hochgradig effektiver Betreffzeilen, die Interesse erzeugen und den Empfänger dazu bringen, auf „Öffnen“ zu klicken.

Aber wie sieht es eigentlich mit dem Abschluss von E-Mails aus?

Im B2B-Bereich bedeutet der Abschluss Ihrer E-Mail buchstäblich das Ende einer Geschäftssequenz.

Und der Catch dabei ist:

An genau dieser Stelle entscheidet Ihr Prospect darüber, ob er auf Ihren Vorschlag hin handeln will oder nicht. Es könnte sogar der Punkt sein, an dem der ersehnte Deal tatsächlich besiegelt wird.

Selbst wenn es nicht zu einem Kauf kommt, ist eine E-Mail, die von Ihrem Firmenaccount aus versendet wird, ein elementarer Bestandteil des Brandings Ihres Unternehmens. Jede Ihrer E-Mails vermittelt Ihrem Empfänger einen Eindruck von Ihnen und Ihrem Unternehmen.

Das ist der Grund, warum es so unheimlich wichtig ist, wie man eine E-Mail abschließt.

Sie müssen sich vorab fragen: Wie genau möchte ich, dass die Leute da draußen über mich und mein Unternehmen denken?

In diesem Leitfaden werden wir uns mit einigen praktischen Möglichkeiten befassen, wie Sie Ihre Geschäfts-E-Mails so professionell wie möglich abschließen können. Wir werden Ihnen einige unserer Ideen dazu an die Hand geben, die Sie noch heute nutzen können, um einen positiven Eindruck bei Ihrem Empfänger zu hinterlassen und ihn zum erwünschten Handeln zu bewegen.

OK, los geht's: 👇🏼

Wie man eine E-Mail NICHT beendet

Bevor wir uns mit der Frage befassen, wie man eine E-Mail richtig abschließt, lassen Sie uns erst einmal darüber sprechen, was man unbedingt vermeiden sollte. Das gängigste Problem bei der Wahl des richtigen Schlussworts ist, dass man seinen geschäftlichen Ton nicht klar genug von informellen Umgangsformen abhebt.

Sie können in einer privaten E-Mail an gute Freunde schreiben, wonach immer Ihnen der Sinn steht, aber in einem beruflichen Umfeld sehen die Dinge selbstverständlich anders aus.

Wenn Sie sich also dabei erwischen, eine E-Mail mit einer dieser Formeln zu schließen: 😊

  • Peace!
  • Laterzzz!
  • Thx

Dann können wir nur sagen...

how to end an email

Das sind natürlich ziemlich extreme Beispiele. Aber Spaß beiseite, das gleiche gilt auch für weniger exzentrische informelle Formulierungen: Sie sind in einer Geschäfts-E-Mail schlicht und einfach nicht angebracht. Vermeiden Sie sie.

Nehmen Sie sich eine Sekunde lang Zeit, um sich in die Perspektive des Empfängers hineinzuversetzen, der Ihre E-Mail liest. Sie denken vielleicht, dass Sie Zeit sparen und es dennoch professionell halten, wenn Sie sich mit „MfG“ verabschieden anstatt „Mit freundlichen Grüßen“ auszuschreiben.

Aber wenn Sie einmal ehrlich sind:

Wird Ihr Empfänger nicht womöglich denken, dass Sie sich nicht einmal genug für ihn interessieren, um eine zusätzliche Sekunde damit zu verbringen, eine Wortgruppe auszuschreiben, anstatt sie abzukürzen?

Darüber hinaus sollten Sie auch vermeiden, zu humorvoll erscheinen zu wollen. Humor ist in E-Mails bekanntermaßen nur schwer zu verstehen. Wenn Sie kein echtes Comedy-Genie sind und sich nicht hundertprozentig sicher sind, wie man eine E-Mail mit einem brillanten Gag beendet, bleiben Sie lieber seriös und professionell.

Wie man eine E-Mail beendet: Einige nützliche Tipps

Bevor wir näher auf die Einzelheiten der Wahl der richtigen E-Mail-Schlussworte eingehen, wollen wir uns einige grundlegende Techniken ansehen, die Sie in diesem Zusammenhang grundsätzlich immer beachten sollten.

Überlegen Sie zunächst, wie gut Sie die Person kennen, der Sie schreiben.

Auch wenn Sie es prinzipiell immer professionell halten sollten, würden Sie eine E-Mail an jemanden, den Sie jeden Tag sehen, anders schließen als eine E-Mail an jemanden, den Sie noch nie zuvor getroffen haben.

Als nächstes sollten Sie versuchen, Ihre gesamte E-Mail so kurz und prägnant wie möglich zu halten. Niemand möchte eine lange, ausschweifende E-Mail lesen, die ewig braucht, um auf den Punkt zu kommen. Dasselbe sollte auch für Ihre Schlusszeilen gelten.

Hier sind einige Beispiele für prägnante Schlusszeilen, die sich für geschäftliche Kontexte eignen:

  • Lassen Sie mich gerne wissen, wenn ich Ihnen anderweitig behilflich sein kann.
  • Ich freue mich auf die Zusammenarbeit mit Ihnen.
  • Ich wünsche ein schönes Wochenende.

Man beachte, wie freundliche diese Zeilen sind, ohne übermäßig vertraut daherkommen zu wollen. Sie lassen den Empfänger einfach nur wissen, dass Sie für ihn da sind. 

Nach Ihrem Schlusswort kommt die Signatur. Die ist unsere Spezialität, denn die hat’s in sich!

Wissen Sie auch warum?

Jede E-Mail-Signatur ist eine Chance, Ihre Marke und Ihr Angebot zu präsentieren.

Achten Sie zuallererst darauf, dass diese grundlegenden Informationen enthalten sind:

  • Vollständiger Name
  • Stellenbezeichnung
  • Name des Unternehmens
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer

Diese Angaben erleichtern es Ihrem Empfänger, sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen. Sobald Sie diese Grundlagen abgedeckt haben, können Sie Firmenlogos, Image-Call-To-Actions (CTAs), GIFs und dergleichen hinzufügen.

Hätten Sie gerne eine kreativere E-Mail-Signatur? Mehr Informationen dazu finden Sie hier bei Mailtastic.

Der Call-to-Action (CTA)

Nun ist es an der Zeit, näher auf die Frage einzugehen, wie eine E-Mail am besten beendet werden kann.

Was muss man überhaupt beachten, um eine effektive Pointe an das Ende einer B2B-E-Mail zu zaubern?

Grundsätzlich sollte jede E-Mail, die Sie versenden, einen CTA enthalten. Lassen Sie Ihren Prospect genau wissen, was er als nächstes tun soll.

Erwarten Sie auf gar keinen Fall von ihm, es selbst herausfinden!

how to end an email

Teilen Sie Ihren Empfängern unmissverständlich mit, ob sie nur auf Ihre E-Mail antworten sollen oder ob sie mehr Engagement zeigen, z. B. ein Treffen arrangieren sollen. Machen Sie es ihnen leicht. 

Hier sind einige Ideen für effektive abschließende Handlungsaufrufe:

  • Lassen Sie mich wissen, wie Sie darüber denken. 
  • Ist dies [DAS PROBLEM, DAS SIE LÖSEN] etwas, womit Sie sich gerade befassen?
  • Wie wäre es, wenn wir einen Gesprächstermin vereinbaren, damit ich Ihre Fragen beantworten kann?
  • Klicken Sie hier, um einen Termin in meinem Kalender zu buchen, damit wir dies weiter besprechen können.

Beachten Sie das unterschiedliche Maß an Engagement, das Sie hier von Ihrem Empfänger fordern. Sie müssen selbst beurteilen, was in Ihrem Kontext am ehesten geeignet ist, Ihr Ziel zu erreichen.

Zu wissen, wie man eine E-Mail mit einem Aufruf zum Handeln beendet, ist äußerst entscheidend. Im Folgenden finden Sie noch einige weitere Optimierungstechniken, von denen Sie unbedingt Gebrauch machen sollten, um Ihre Schlusszeilen noch effektiver zu gestalten.

Namen

Ein Empfänger öffnet eine E-Mail eher, wenn sein Name in der Betreffzeile steht. Ganz ähnlich verhält es sich auch beim Schlusswort.

Wenn ein Empfänger seinen Namen in einer E-Mail sieht, löst das etwas in ihm aus.

Er fühlt sich angesprochen und involviert. Es ist daher wahrscheinlicher, dass er offen für Ihre Ideen und eher bereit ist, eine erwünschte Handlung vorzunehmen.

Hier sind einige Ideen, die Sie in der Praxis testen können:

  • Lassen Sie mich wissen, was Sie denken, Mike.
  • Also, Hannah, hätten Sie am Freitag Zeit für einen kleinen Plausch?
  • Dave, lassen Sie mich bitte wissen, wann Sie bereit sind, unser Gespräch fortzusetzen.

Dies sind einige einfache Möglichkeiten, Ihre E-Mails um eine persönliche Note zu ergänzen. Machen Sie diesen Ansatz zu einem elementaren Bestandteil Ihrer Schlussnote.

Danke

Ein einfaches Dankeschön ist eine der einfachsten Methoden, um eine E-Mail auf ansprechende Art und Weise zu beenden. Außerdem ist es äußerst effektiv.

Eine Untersuchung von Boomerang aus dem Jahr 2017 ergab, dass die drei reaktionstreibendsten Schlusszeilen alle eine Form von „Dankeschön“ enthielten.

Aber warum funktioniert das eigentlich so gut?

Vielleicht liegt es daran, dass man einfach gute Manieren beweist. Ihr Prospect ist mit hoher Wahrscheinlichkeit äußerst beschäftigt und hat sich trotzdem die Zeit genommen, Ihre E-Mail zu öffnen. Und nicht nur das, sie haben sie bis zum Ende durchgelesen! Wenn das kein Dankeschön verdient, was dann?

Es ist einfach verdammt freundlich. Hier sind einige Beispiele:

  • Vielen Dank für Ihre Zeit. 
  • Vielen Dank im Voraus.
  • Ich weiß Ihre Unterstützung dabei zu schätzen.

Wenn Sie das nächste Mal nicht wissen, wie Sie eine E-Mail beenden sollen, versuchen Sie es einfach damit!

Glaubwürdigkeit 

Wenn es darum geht, eine B2B-E-Mail adäquat abzurunden, geht es vor allem um Glaubwürdigkeit, insbesondere zu Beginn der Geschäftsbeziehung.

Und wie lässt sich Glaubwürdigkeit besser herstellen als durch den Nachweis von Social Proof? Social Proof zeigt Ihrem Empfänger, dass Sie wissen, wovon Sie sprechen, und pflanzt außerdem den berühmt-berüchtigten FOMO-Samen (engl. Abk. für „fear of missing out“) in die Köpfe Ihrer potenziellen Kunden - die Angst, etwas potentiell Nützliches zu verpassen.

Wenn Sie das nächste Mal eine B2B-E-Mail beenden, machen Sie Ihre abschließenden Zeilen zum organischen Bestandteil Ihres Sales Pitch.

Hier ist ein Beispiel, das Sie ausprobieren könnten:

Bevor ich mich verabschiede, hier noch ein kurzes Zeugnis von [TOP-PERSON] bei [WETTBEWERBER DES KUNDEN]:

(Fügen Sie hier eine kurze, aber schillernde Empfehlung eines Kunden ein)

Danke für Ihre Zeit, Holly. Ich freue mich darauf, zu hören, was Sie dazu denken.

Dringlichkeit

Das Problem mit E-Mails ist, dass sie im Posteingang des Empfängers verbleiben, bis dieser bereit und in der Lage ist, sich damit zu befassen.

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Es ist schwierig, die gleiche unmittelbare Reaktion wie bei einem Telefonanruf, Videoanruf oder gar bei einem persönlichen Treffen zu erhalten.

Wenn Sie eine schnelle Antwort auf Ihre B2B-E-Mail erwarten, stellen Sie sicher, dies Ihrem Empfänger klar zu vermitteln. Und geben Sie ihnen einen guten Grund, sich schnell bei Ihnen zu melden.

Die Fähigkeit, eine E-Mail mit dem Hinweis auf eine gewisse Dringlichkeit zu beenden, stellt eine wichtige Waffe in Ihrem B2B-Arsenal dar.

Wenn Sie ein Gespräch mit Ihrem Prospect vereinbaren möchten, bieten Sie ihm einen konkreten Zeitpunkt in naher Zukunft an:

  • Haben Sie um 10 Uhr am Donnerstagmorgen Zeit für ein kurzes Gespräch?
  • Wie wäre es mit einem Kaffee am Mittwochmorgen?
  • Mir kommt es gerade gelegen, falls Sie Zeit für einen kurzen Zoom-Call haben.

Eine andere Möglichkeit, Dringlichkeit zu kommunizieren, besteht darin, Ihren Prospect an die potentiell negativen Konsequenzen eines zu langen Abwartens zu erinnern. Dies ist ein gewagter Ansatz, aber er kann durchaus funktionieren.

„Wenn dieses Problem Ihnen so große Schwierigkeiten bereitet, dass es sich schon auf Ihre finanziellen Erfolge auswirkt, sollten wir ein Gespräch womöglich nicht weiter hinauszögern. Lassen Sie uns einen Telefontermin für morgen um 10 Uhr vereinbaren, um zu besprechen, wie ich Ihnen helfen kann.“

Finden Sie heraus, was für Sie funktioniert

Die Tipps und Beispiele, über die wir hier gesprochen haben, geben Ihnen eine gute Ausgangsbasis an die Hand, wenn es darum geht, Ihre E-Mails auf eine Art und Weise abzuschließen, die

  • einen guten Eindruck von Ihnen, Ihrem Unternehmen und Ihrer Marke vermittelt.
  • den Empfänger dazu bewegt, Ihren Wünschen gemäß zu handeln
  • der Gesprächsförderung und Beziehungsbildung dienen.

Trotz allem wollen Sie jedoch natürlich vermeiden, dass Ihr Leser glaubt, Sie würden Psycho-Tricks anwenden, um ihn zu manipulieren! Bedienen Sie sich an einigen der Ideen aus diesem Artikel und bauen Sie sie in Ihren eigenen, persönlichen Stil ein. Experimentieren Sie auch mit Ihren eigenen Ideen - am besten solchen, die zu Ihrer Persönlichkeit und in Ihren spezifischen Kontext passen. Sie werden schon bald spürbare Unterschiede bemerken, was den Erfolg Ihrer E-Mails angeht.

Wie Sie sehen, ist es eine Kunst, starke, effektive E-Mails zu schreiben - und die Wahl des idealen Schlussworts stellt eine zentrale Fertigkeit in der Ausübung dieser Kunst dar. Denn wie wir alle wissen, kommt das Beste eben immer zum Schluss.

Immer noch nicht die 👃 voll von unseren E-Mail-Tipps? Dann schauen Sie sich doch die Artikel Wie man sich in einer E-Mail vorstellt & Die besten Betreffzeilen für E-Mail-Marketer an.

Erfahren Sie mehr über Mailtastic und E-Mail-Signatur-Marketing

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