In Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern kann die Verwaltung von Signaturen unübersichtlich werden. Templates werden genutzt, jeder bastelt sich selbst etwas und so kommt es zu einem „Wildwuchs“ an Signaturen, statt einem einheitlichen E-Mail-Auftreten der Mitarbeiter.
Darüber sprachen wir mit Karina, Online-Marketing Managerin bei Mensch und Maschine. Sie hat uns verraten, wie sie die Signaturen von über 330 Mitarbeitern managt und gleichzeitig alle Mitarbeiter mit aktuellen Event- und Standard-Banner Kampagnen zu den wichtigsten Ziel-Branchen ausstattet.
Die Ziele im Überblick
- Einheitliches Auftreten nach außen
- Signaturen schnell anpassen, hinzufügen, entfernen
- Signaturen und Banner für Marketing nutzen
- mehr Reichweite für Events
Die Herausforderung
Welches Problem wollten Sie mit Mailtastic lösen?
„Der größte Pain und das größte Ziel zugleich ist, den Wildwuchs an verschiedenen Signaturen innerhalb des Unternehmens zu bändigen und einheitlich nach außen aufzutreten.
Wir haben in unseren Signaturen eine sehr breite Struktur mit ca. 68 Kampagnen und über 100 verschiedene Abteilungen. Für jede Niederlassung möchten wir verschiedene Branchen abdecken und Signatur-Banner den entsprechenden Abteilungen am jeweiligen Standort zuordnen. Zum Beispiel soll der Vertriebler aus dem Maschinenbau nur die Abteilung „Maschinenbau“ im Active Directory eingetragen haben und nicht auch Bau oder Elektro.
Hierfür brauchen wir eine Lösung, in der diese Struktur überschaubar abgebildet und einfach gepflegt werden kann.“
Ein Einblick in die Ergebnisse
Wie hat sich Ihre Arbeit nach der Implementierung von Mailtastic verändert?
„Mit Mailtastic haben wir eine Plattform, in der die Signaturen zentral verwaltet werden können und lediglich die Banner ausgetauscht werden. Die Stammdaten laufen alle sauber gepflegt über das Active Directory.
Kampagnen und Events lassen sich dabei schnell anlegen. Alles, was du brauchst, ist ein Bild und einen Link auf deine Webseite. Signaturen lassen sich mit Templates einfach bauen und im Nachgang immer noch anpassen.
Unser Vertrieb nutzt LinkedIn für Social Selling, deshalb nutzen wir einen Link zum Profil des Vertrieblers in der Signatur. Mit Mailtastic können wir diese Links einfach verwalten und dynamisch anpassen.“
Was hat sich durch Mailtastic verbessert?
„Besonders profitieren wir von Mailtastic, um E-Mail Marketing zu betreiben. Es ist eine weitere Möglichkeit jemanden über eine Signatur auf unsere Webseite zu leiten und man kann Daten, Klicks, Impressions, usw. direkt tracken.
Mit Mailtastic können wir zeitlich begrenzte Aktionen für Events und Messen fahren und diese bestimmten Standorte zu ordnen. So können wir schnell reagieren und uns an saisonale Bedingungen anpassen.“
Beispiel-Banner: Veranstaltungsreihe MuM Vision, die über das ganze Jahr hinweg an verschiedenen Standorten läuft.
Die Ergebnisse in Zahlen
- 68 Kampagnen
- 2,1 Millionen Impressionen
- 11.000 Klicks
- 336 Mitarbeiter in DACH, die Banner-Kampagnen aktiv nutzen
Die Lösung
Warum haben Sie sich für Mailtastic entschieden?
„Die intuitive Verwaltung von Signaturen für unsere verschiedenen Niederlassungen, war für uns ausschlaggebend, warum wir uns für Mailtastic entschieden haben. Mailtastic ist sehr einfach zu verstehen. Es gibt verschiedene Hilfemöglichkeiten, wie kleine Erklärtexte oder den Chat-Support.
Zudem waren wir von der engen Zusammenarbeit mit unserer IT überzeugt. Damit ist sichergestellt, dass alles gut mit dem Active Directory läuft und die Daten sauber in das System überführt werden.
Mailtastic ist flexibel auf unsere Wünsche eingegangen und hat uns vor allem in den Anfangsphasen mit gutem Input unterstützt.“
Welche Funktionen schätzen Sie besonders an der Plattform?
„Die zeitlich begrenzten Events. Dadurch muss ich nicht komplett neue Kampagne etablieren und alle Abteilungen neu zuweisen, was bei 110 Abteilungen sehr lange dauern kann. Ich verwende bestehende Kampagnen und kann hier auch mal für 2 Wochen einen anderen Banner mit einem anderen Link darüber laufen lassen. Das spart einfach viel Zeit.
Wir könnten natürlich auch direkt Kunden einen Link zu einem Webinar oder Ähnliches schicken, aber wenn der Kunde es direkt mit einer gut designten Grafik auf einem Banner sieht, klickt er eher darauf als ohne.“
Erfahrungen mit dem Mailtastic Customer Success
Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Mailtastic Customer Success gemacht?
„Als ersten Schritt nutzen ich immer den integrierten Chat, den finde ich super hilfreich. Dort bekomme innerhalb weniger Stunden oder sogar innerhalb weniger Minuten eine Antwort – und oft war das tatsächlich schon hilfreich oder hat zur Lösungsfindung beigetragen.
Wenn das nicht der Fall war, dann haben Mitarbeiter aus dem Customer Success Team mit mir einen Call vereinbart. Im Call sind wir das Problem durchgegangen und haben immer eine Lösung gefunden. Der Chat ist Gold wert.“
Tipps für Mailtastic Nutzer
Welchen Rat würden Sie anderen Unternehmen in Ihrer Branche über die Verwendung von Mailtastic geben?
„Mein Tipp ist, sich Gedanken über Strukturen im Unternehmen zu machen, klare Regeln zu definieren und erst dann anzufangen, Abteilungen, Kampagnen, etc. in Mailtastic aufzubauen. So schafft man eine saubere Struktur von Anfang an und verhindert einen riesigen Pflegeaufwand, um alles hinterher aufzuräumen.
Ich glaube, dessen waren wir uns am Anfang nicht so bewusst. Es hat etwas gedauert, bis ich einen Überblick über die vielen Abteilungen, Kampagnen und Funktionen hatte. Wenn man von Anfang an eine saubere Linie und Struktur zieht, hat man es hinterher viel leichter.“
Über Mensch und Maschine
Die Mensch und Maschine Software SE (MuM) ist ein führender Entwickler von Computer Aided Design, Manufacturing und Engineering (CAD/CAM/CAE), Product Data Management (PDM) und Building Information Modeling/Management (BIM) mit rund 75 Standorten in ganz Europa sowie in Asien und Amerika.
Das MuM-Geschäftsmodell basiert auf den beiden Segmenten MuM-Software (Standardsoftware für CAM, BIM und CAE) und Systemhaus (kundenspezifische Digitalisierungslösungen, Schulung und Beratung für Kunden aus Industrie, Bauwesen und Infrastruktur).
