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In 10 Schritten zu einer professionellen E-Mail-Signatur

Mailtastic
03 Juni 2021

Eine professionelle E-Mail-Signatur ist eine äußerst wichtige Ergänzung Ihrer Marketing-Tools. 

Sie bildet den Abschluss jeder E-Mail-Korrespondenz, die Sie versenden, und gibt dem Empfänger wesentliche Informationen über Sie und Ihr Unternehmen an die Hand. 

Aufgrund der hohen Anzahl von E-Mails, die Sie tagtäglich versenden, ist die professionelle E-Mail-Signatur eine goldene Gelegenheit, im Zuge Ihrer regulären E-Mail-Korrespondenzen zusätzlich Ihre Marke zu bewerben. Es gibt jedoch eine Reihe von Fallstricken in diesem Zusammenhang, die es zu vermeiden gilt. 

Eine E-Mail-Signatur, die überladen, unordentlich oder schlecht gestaltet wirkt, wird bei Ihren Empfängern keinen positiven Eindruck hinterlassen - weder von Ihnen noch von Ihrem Unternehmen. 

Ganz im Gegenteil. Wie erstellen Sie also eine professionelle E-Mail-Signatur, von der Sie sicher sein können, dass sie ein gutes Licht auf Sie und Ihr Unternehmen wirft? 

Wichtige Komponenten einer professionellen E-Mail-Signatur | Optionale Extras, um Ihre professionelle E-Mail-Signatur hervorzuheben | Tipps für eine professionelle E-Mail-Signatur

3 wichtige Komponenten einer professionellen E-Mail-Signatur 

Schauen wir uns zunächst die drei wichtigsten Elemente einer professionellen E-Mail-Signatur an. Um die Signatur wirklich perfekt zur Geltung zu bringen, sollten Sie eine klare Hierarchie in Ihrem Design befolgen, um die Augen Ihrer Leser zuallererst auf diese drei Elemente zu lenken. 

01-email-signature_2_gif_enIhr Name 

Eine professionelle E-Mail-Signatur muss unbedingt Ihren Vor- und Nachnamen enthalten. Wenn Sie Unklarheiten vermeiden möchten, insbesondere wenn Sie einen neuen Kontakt per E-Mail ansprechen, können Sie auch Ihre bevorzugte Anrede hinzufügen. 

Berufsbezeichnung/Firma 

Ein weiterer wichtiger Bestandteil einer professionellen E-Mail-Signatur besteht in beruflichen Angaben, vor allem Ihre Berufsbezeichnung und Ihr Unternehmen. Vielleicht möchten Sie auch Ihre Abteilung hinzufügen, wenn Ihnen dies relevant erscheint. 

Diese Details liefern Ihrem Empfänger zusätzlichen Kontext in Bezug auf Ihre Person und Ihren beruflichen Hintergrund und verleihen Ihrer E-Mail außerdem zusätzliche Glaubwürdigkeit. 

Kontaktinformationen 

Es ist auch notwendig, eine alternative Kontaktmöglichkeit in Ihrer E-Mail-Signatur anzugeben. Dies könnte z. B. die Festnetznummer Ihrer Firma sein. Achten Sie nur darauf, dass Sie nichts hinzufügen, was Dritten nicht leicht zugänglich sein soll, wie z.B. Ihre private Telefonnummer oder Adresse. Und vergessen Sie nicht, Ihre internationale Vorwahl zu Ihrer Telefonnummer hinzuzufügen, wenn Ihr Unternehmen internationale Reichweite hat. 

4 optionale Extras, um Ihre E-Mail-Signatur hervorzuheben 

Die folgenden vier Punkte sind optionale Ergänzungen zu Ihrer professionellen-E-Mail-Signatur. Sie helfen Ihnen dabei, Ihre Signatur in einen einprägsamen und stilvollen Abschluss Ihrer Korrespondenz zu verwandeln. 

Social-Media-Icons

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Die Aufnahme von Links zu Ihren Social-Media-Profilen in Ihre E-Mail-Signatur ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihre persönliche Marke zu stärken. Und außerdem treibt es Traffic auf Ihre sozialen Kanäle. 

Anklickbare Social-Media-Icons sind aus zwei Gründen Textlinks vorzuziehen: 

  • Icons sparen Platz in Ihrem Design und sehen optisch ansprechender aus. 

Seien Sie jedoch wählerisch, welche Icons Sie einbinden. Maximal 5-6 sind optimal, selbst wenn Sie auf mehr sozialen Kanälen aktiv sind. Stellen Sie sicher, dass die Profile, die Sie aufnehmen, regelmäßig mit relevanten Inhalten aktualisiert werden. 

Ein Call-to-Action (CTA)

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Ein anklickbarer CTA unter Ihren Kontaktdaten leitet Traffic zu den Inhalten, Angeboten oder Veranstaltungen Ihres Unternehmens. 

Wie Sie in dem Bild oben sehen können, nutzt Mailtastic CTAs beispielsweise auch, um interne Stellenausschreibungen zu promoten, aber die Möglichkeiten des E-Mail-Signatur-Marketings sind endlos. 

Hilfe von E-Mail-Signatur-Marketingplattformen können Sie außerdem den ROI Ihrer Signaturen messen, Echtzeit-Analysen wie Kampagnen-Klickraten anzeigen lassen und Ihre Marketing-Botschaften testen und falls nötig entsprechend anpassen. 

Bilder

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Die Einbindung von Bildelementen hilft, Ihre professionelle E-Mail-Signatur inmitten von textlastigen E-Mails optisch hervorzuheben. Es gibt in dieser Hinsicht zwei verschiedene Möglichkeiten. 

Sie können entweder ein persönliches Foto hinzufügen, das den Lesern ermöglicht, Ihrem Namen ein Gesicht zuzuordnen. Dies muss dann jedoch ein professionelles Foto sein, das bei guter Beleuchtung aufgenommen wurde. Oder Sie können Ihr Unternehmenslogo einfügen. Dies ist eine perfekte Möglichkeit, Brand Awareness zu steigern.

Haftungsausschlüsse 

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Es lohnt sich, die spezifischen Vorschriften in Ihrem Land und in Ihrer Branche zu recherchieren, da Sie möglicherweise einen Haftungsausschluss oder einen Vertraulichkeitshinweis in Ihre professionelle E-Mail-Signatur aufnehmen müssen. Und halten Sie sich über alle Änderungen der diesbezüglich relevanten Richtlinien auf dem Laufenden, damit Sie bei Bedarf entsprechende Anpassungen vornehmen können. 

Die 3 Top-Tipps für eine professionelle-E-Mail-Signatur 

Im Folgenden liefern wir Ihnen drei abschließende Top-Tipps, die Ihnen dabei helfen werden, eine ansprechende, professionelle E-Mail-Signatur zu erstellen. 

Halten Sie das Design einfach 

Ein einfaches Design ist am effektivsten, wenn es um Ihre E-Mail-Signatur geht. Beschränken Sie sich auf nur 1 oder 2 Farben und Schriftarten, um die Ästhetik harmonisch und stromlinienförmig zu halten. 

Achten Sie auf eine symmetrische Ausrichtung und vermeiden Sie es, eine Breite von 600 Pixeln zu überschreiten, um eine korrekte Darstellung zu gewährleisten. 

Testen Sie das Design auf einer Reihe von Bildschirmgrößen und E-Mail-Clients 

Ihre E-Mail-Signatur muss nicht nur informativ, optisch ansprechend und kurz gehalten, sondern auch auf verschiedenen Geräten darstellbar sein. 

46% aller E-Mails werden von einem mobilen Gerät aus geöffnet, daher ist es wichtig, dass Ihre Signatur auf allen Displaygrößen gut lesbar ist, insbesondere also auch auf kleinen Displays. 

Außerdem ist es wichtig, dass alle klickbaren Symbole und Banner groß genug sind und einen ausreichenden Abstand haben, damit sie mit jedem Finger, einschließlich dem Daumen, problemlos angetippt werden können. 

Sie sollten Ihre E-Mail-Signatur auch auf mehreren E-Mail-Clients testen, um sicherzustellen, dass Ihre Signatur überall korrekt angezeigt wird. 

Verwenden Sie eine unternehmensweite Vorlage 


Eine unternehmensweite Vorlage für Ihre E-Mail-Signaturen sorgt für die nötige Konsistenz in der Kommunikation. Vorlagen können auch personalisiert werden, je nachdem, ob Ihre E-Mail die erste Korrespondenz ist, oder eine Antwort-E-Mail innerhalb einer spezifischen E-Mail Kette ist. Eine sehr kurz gehaltene, prägnante Signatur ist beispielsweise eher für eine Antwort-E-Mail geeignet. 

Eine solche maßgeschneiderte Herangehensweise demonstriert, dass Sie Zeit und Mühe in Ihre professionelle E-Mail-Signatur gesteckt haben, was einen positiven, bleibenden Eindruck bei Ihren Empfängern hinterlassen wird. 

Wir hoffen, diese Anleitung hilft Ihnen dabei, eine professionelle E-Mail-Signatur zu erstellen, damit Sie erfolgreich damit beginnen können, Ihre Inhalte und Angebote mühelos und effektiv in Ihren laufenden E-Mail-Korrespondenzen zu bewerben. 

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