Professionelle E-Mail-Signaturen für CEOs: Unser Guide

Als CEO sind Sie das Gesicht der Firma und ihrer Marke. Warum also nicht Ihre Empfänger mit einer E-Mail-Signatur daran erinnern? In diesem Leitfaden werden Best Practices und nützliche Tipps vorgestellt, um die Erstellung einer erfolgreichen CEO-E-Mail-Signatur für Sie zu einem Kinderspiel zu machen.

Sie haben hart gearbeitet, um an die Spitze zu gelangen. Sie sollten Ihrem Erfolg daher gebührend Rechnung tragen. Womöglich wird Ihnen jedoch gerade dann erst schmerzhaft bewusst, dass dieser Erfolg einen Preis hat und Sie zum neuen Gesicht Ihres Unternehmens geworden sind?

Ihre professionelle Reputation steht und fällt mir einem ordentlichen Außenauftritt... Das kann sich nach einer ganzen Menge Druck anfühlen.

Professionalität auszustrahlen ist einfacher, wenn man persönlich präsent ist. Aber wie sieht es online aus? Leider reicht es nicht aus, das Verfassen formeller E-Mails gemeistert zu haben.

Doch keine Sorge, die Erstellung von professionellen E-Mail-Signaturen kann Sie dabei unterstützen. In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über individuell zugeschnittene CEO-E-Mail-Signaturen wissen müssen.

Wir werden behandeln:

• Warum CEOs E-Mail-Signaturen brauchen
• Was in eine CEO-E-Mail-Signatur gehört
• Was Sie bei der Erstellung einer CEO-E-Mail-Signatur beachten sollten

Was sind die Vorteile von CEO-E-Mail-Signaturen?

Sie könnten sich natürlich einfach mit ein paar Standard-Schlussformeln verabschieden.

Dann werden sich Ihre E-Mails jedoch kaum von der Masse abheben. Als CEO ist es immerhin Ihre Aufgabe, Ihr Unternehmen angemessen zu repräsentieren und einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.

Mit einer gut gestalteten, individuell angepassten E-Mail-Signatur können Sie dies erreichen. Solche sind nämlich:

Professionell

Professionalität ist als CEO nicht verhandelbar.

Ihre Rolle als CEO ist es, das Gesicht Ihres Unternehmens zu sein und mit gutem Beispiel für Ihre Branche und Ihre Mitarbeiter voranzugehen.

Eine E-Mail-Signatur kann Ihnen dabei helfen, die Ästhetik Ihres Online-Auftritts zu wahren. Sie ist wie eine digitale Visitenkarte.

Persönlich

Manchmal können sich E-Mail-Nachrichten durchaus kalt anfühlen.

Anhand von E-Mail-Signaturen kann dieses Problem jedoch behoben werden, da bestimmte Komponenten dazu beitragen, Ihre E-Mail-Konversationen zu personalisieren.

Wenn Sie beispielsweise ein professionelles Foto hinzufügen, versichern Sie den Empfängern, dass auf der anderen Seite der E-Mail-Konversation eine reale Person sitzt.

Marketingwirksam

Wenn Sie bisher keine Calls-to-Action (CTAs) verwendet haben, ist das definitiv ein Versäumnis.

Es gibt diverse Banner, Schaltflächen und Icons, die dazu beitragen, die Empfänger in die nächste Phase ihrer Customer Journey zu überführen. All diese eignen sich hervorragend dafür, Interaktionen anzustoßen, Traffic zu generieren und gewinnbringende Beziehungen zu pflegen.

Als CEO sollten Sie sich darauf konzentrieren, wie Sie Ihr Unternehmen bei neuen potenziellen Kunden bekannt machen können, ohne die Loyalität der bestehenden Kunden zu riskieren. CTAs in Ihrer E-Mail-Signatur können Ihnen dabei helfen, genau das zu tun.

Sie sind auch eine einfache Möglichkeit, Ihre Empfänger über Unternehmensupdates wie u.a. neue Produkte und Dienstleistungen, die auf den Markt kommen werden, zu informieren.

 Was sollte eine CEO-E-Mail-Signatur enthalten?

Wenn Sie Ihre CEO-E-Mail-Signatur erstellen, sollten Sie nicht einfach wahllos Informationen in Ihre Signatur hineinkopieren.

Bei der Auswahl gilt es, Sorgfalt walten zu lassen. Hier sind einige Ideen für den Anfang:

Machen Sie grundlegende Angaben zu Ihrer Person

Es ist immer am besten, ganz von vorne anzufangen. Auf diese Weise vergisst man die grundlegendsten Komponenten nicht.

Den Empfängern die essenziellsten Informationen über Sie leicht zugänglich zu machen, ist wohl das entscheidendste Merkmal hilfreicher E-Mail-Signaturen. Ersparen Sie ihnen unnötiges Rätselraten, indem Sie ihnen Folgendes zur Verfügung stellen:

Fügen Sie relevante CTAs hinzu

Um das Beste aus Ihren CTAs herauszuholen, integrieren Sie nur die relevantesten CTAs in Ihre E-Mail-Signatur. Hier ist eine Liste, falls Sie etwas Inspiration brauchen:

Anklickbares LinkedIn-Icon

Manchmal haben CEOs den Ruf, distanziert oder unnahbar zu sein. Genau dabei kann LinkedIn Abhilfe schaffen. Die Plattform trägt dazu bei, die Kluft zu überbrücken zwischen

• Ihnen und Ihren Kunden sowie
• Ihnen und Ihren Mitarbeitern.

Für Sie als Aushängeschild Ihrer Marke ist das ein wirklich wichtiger Aspekt. LinkedIn erlaubt Ihnen, sympathisch aufzutreten und echte Leidenschaft für die Mission Ihres Unternehmens zu demonstrieren.

Sie können Ihr LinkedIn-Profil zum Beispiel nutzen, um einen anerkennenden Beitrag über Ihre Mitarbeiter zu verfassen, die dazu beigetragen haben, einen wichtigen Meilenstein des Unternehmens zu erreichen.

Die Verknüpfung Ihres LinkedIn-Profils in Ihrer Signatur versichert Ihren Empfängern, dass hinter der anonymen E-Mail-Oberfläche ein echter Mensch steht - und außerdem einer, der das Unternehmen mit Leidenschaft vertritt.

Es liegt auf der Hand, dass ein LinkedIn-Konto in Ihrer E-Mail-Signatur für Sie als CEO mehr als nur einen Hinweis auf Ihre professionelle Erfahrung darstellt. Es gibt den Empfängern - neben vielem Anderen - die Möglichkeit, Ihre Führungsqualitäten in Aktion zu sehen.

Sobald die Empfänger einen konkreten Mehrwert aus dem Aufruf Ihres LinkedIn-Profils ziehen, müssen Sie sich nur noch auf die Pflege der Beziehungen zu ihnen konzentrieren.

Anklickbares Kalender-Icon

Ein hektischer Zeitplan ist als CEO gang und gäbe.

Es sind permanent irgendwelche Meetings im Gange. Manchmal kann es sich als unmöglich erweisen, dabei den Überblick zu behalten, insbesondere, wenn zwei wichtige Termine miteinander kollidieren.

Genau hier kann sich ein anklickbares Kalender-Icon als nützlich erweisen. Ihre Empfänger können Ihre Verfügbarkeiten so ganz leicht erkennen. Sobald sie ihre Daten dann in einen freien Meeting-Slot eingetragen haben, können Sie ihnen automatisiert eine Zoom-Einladung zusenden.

Die Planung von Meetings wird so erheblich leichter, insbesondere für Ihre persönlichen Assistenten.

Fügen Sie ein professionelles Foto ein

Kleine persönliche Akzente tragen viel zu Ihrem Image bei, also fügen Sie Ihrer Signatur unbedingt ein professionelles Foto bei.

Die Empfänger können Ihrem Namen so ein Gesicht zuordnen, was ihnen die Gewissheit verschafft, dass Ihre E-Mails nicht automatisiert von einem Bot verfasst wurden.

Beachten Sie unbedingt die folgenden Punkte, wenn Sie Ihr Foto machen:

Setzen Sie auf formale Sprache

Es sieht nicht gut aus, wenn Sie sich in einer CEO-E-Mail mit saloppen Floskeln wie „Cheers“ verabschieden.

Entscheiden Sie sich stattdessen für Formulierungen wie diese: "Mit freundlichen Grüßen", "Viele Grüße" oder "Vielen Dank". 

Gibt es Best Practices für CEO-E-Mail-Signaturen?

Sobald Sie sich entschieden haben, was Sie in Ihre Signatur aufnehmen möchten, sollten Sie sich überlegen, wie Sie die Informationen in Ihrer E-Mail-Signatur anordnen wollen.

Hier sind einige Tipps:

Setzen Sie auf eine einfache Designvorlage

Tipp Nr. 1: Bleiben Sie bei einem Farbschema

Stimmen Sie das Farbschema Ihrer E-Mail-Signatur auf Ihr Corporate Design ab.

Je mehr E-Mails Sie verschicken, desto stärker wird die Brand Awareness Ihrer Empfänger in Bezug auf Ihre Marke.

Das wird spätestens dann relevant, wenn es um bestimmte Kaufentscheidungen seitens der Empfänger geht. Ihre Marke wird dann mit hoher Wahrscheinlichkeit ganz oben auf ihrer Liste stehen.

Tipp Nr. 2: Bleiben Sie bei einer Schriftart

Denken Sie daran, dass Ihre E-Mail-Signatur zwecklos ist, wenn Sie nicht dafür sorgen, dass die Informationen ordentlich lesbar sind. Das verwirrt Ihre Empfänger nur und sie werden mit hoher Wahrscheinlichkeit einfach das Interesse verlieren.

Beschränken Sie sich auf maximal 2 CTAs

Es ist leicht, sich mit CTAs zu verzetteln.

Wenn die Empfänger jedoch nichts als eine wilde Ansammlung von Schaltflächen, Icons oder Bannern in Ihrer Signatur sehen, wird sie das überfordern.

Es wird Ihnen dann nicht gelingen, wertvollen Traffic zu generieren oder Interaktionen anzustoßen, weil die Empfänger nicht bewusst auf Ihre CTAs geklickt haben.

Aus diesem Grund empfehlen wir, nie mehr als 2 CTAs zu verwenden.

CEO-E-Mail-Signaturen: Die Kernpunkte

Das waren viele Informationen auf einmal.

Im Folgenden haben wir die wichtigsten Punkte zu CEO-E-Mail-Signaturen daher noch einmal für Sie zusammengefasst:

CEO-E-Mail-Signaturen helfen Ihnen sowohl beim Aufbau einer geschäftlichen persönlichen Marke.

Die wichtigsten Elemente, die in die E-Mail-Signaturen von CEOs aufgenommen werden sollten, sind:

1. Grundlegende Kontaktinformationen
2. Relevante CTAs
3. Ein professionelles Foto
4. Eine seriöse Schlussformel

Denken Sie bei der Erstellung Ihrer CEO-E-Mail-Signatur unbedingt an diese Design-Tipps:

1. Setzen Sie auf eine einfache Designvorlage.
2. Verwenden Sie nicht mehr als 2 CTAs, um Verwirrung seitens der Empfänger zu vermeiden.

Und das war’s auch schon! Damit hätten Sie alles, was Sie brauchen, um eine überzeugende CEO-E-Mail-Signatur zu erstellen. Melden Sie sich also für unsere kostenlose Testversion an und legen Sie noch heute los!