Haben Sie als Assistent genug davon, dass Ihre To-Do-Listen kein Ende zu haben scheinen? Dann sehen Sie sich hier unseren Leitfaden für Assistenten-E-Mail-Signaturen an und finden Sie heraus, wie Sie sich mit Hilfe einer Signatur Ihre Arbeit erleichtern können.
„Ich werde Ihre Leute meine Leute anrufen lassen.“
Als Assistentin oder Assistent sind Sie die „Leute“, die Manager in solchen Zusammenhängen so gerne erwähnen. Und der angekündigte Anruf führt natürlich in der Regel unweigerlich dazu, dass unzählige neue Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste enden.
Aber was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass es einen ganz einfachen Handgriff gibt, mit dem Sie zumindest einen Teil Ihrer Arbeit bedeutend erleichtern könnten? Es handelt sich dabei um etwas, das Sie wahrscheinlich nicht unbedingt auf dem Radar haben: Ihre E-Mail-Signatur!
Mit einem anklickbaren Kalender-Icon in der E-Mail-Signatur können Sie mühelos Meetings mit mehreren Parteien planen und sicherstellen, dass es dabei nicht zu Überschneidungen kommt.
Und dies ist nur eine der vielen Optionen, mit denen Ihnen E-Mail-Signaturen Ihre Arbeit als Assistent erleichtern können.
Was sind die Vorteile von Assistenten-E-Mail-Signaturen?
Sie hatten E-Mail-Signaturen zwar womöglich nicht auf dem Radar, aber sie können einen echten Unterschied machen. Hier ist der Grund dafür:
Sie wirken professionell
Unabhängig von der Art der Tätigkeit gibt es immer Spielraum für Wachstum und Verbesserung. Eine Art und Weise, das zu erreichen, ist, bei Ihrem Chef einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
Eine E-Mail-Signatur zeugt von Initiative, denn Sie haben sich zumindest die Mühe gemacht, seriös aufzutreten. Außerdem zeigen Sie damit, dass Sie Ihren Chef und Ihr Unternehmen glaubwürdig vertreten wollen.
Sie wirken persönlich
Nahbares Auftreten ist ein wesentlicher Bestandteil der Verantwortlichkeiten eines Assistenten.
Natürlich ist es schwieriger, dieses Image per E-Mail zu vermitteln, da man Nachrichten tippen muss anstatt direkte Telefongespräche zu führen. Hierbei kommt jedoch die E-Mail-Signatur ins Spiel.
Selbst etwas so Einfaches wie ein Porträtfoto von Ihnen in Ihrer Signatur hilft, die Interaktion mit Ihren Empfängern menschlicher zu gestalten und das Eis zu brechen.
Was sollten die E-Mail-Signaturen von Assistenten enthalten?
Machen Sie grundlegende Angaben zu Ihrer Person
Es gibt einige Bestandteile, die schlicht und einfach zum A und O von E-Mail-Signaturen gehören. Jede ordentliche E-Mail-Signatur sollte daher unbedingt diese Elemente enthalten:
Geben Sie an, was für eine Art von Assistent Sie sind
Es gibt eine Vielzahl von Berufsbezeichnungen für Assistenten, daher ist es wichtig, dass Sie klarstellen, welche Bezeichnung auf Sie zutrifft. Hier einige Beispiele:
Indem Sie Ihren Empfängern spezifischere Informationen über Ihre Rolle an die Hand geben, können Sie sicherstellen, dass die richtigen Personen mit Ihnen in Kontakt treten und keine ungeeigneten Anfragen in Ihrem Posteingang landen.
Bauen Sie CTAs ein
Calls-to-Action (CTAs) sind ideal geeignet, wenn Sie Ihre E-Mail-Signatur interaktiv und anklickbar gestalten wollen.
Anhand von CTAs können Empfänger zu einer bestimmten erwünschten Aktion aufgefordert werden, z. B. dazu, mehr über das Unternehmen in Erfahrung zu bringen, für das Sie arbeiten.
Der Trick bei einem gut gewählten CTA ist, sich nicht von den unzähligen Möglichkeiten an Bannern, Schaltflächen und Icons verführen zu lassen. Wählen Sie stattdessen nur diejenigen aus, die für Sie als Assistent auch wirklich zielführend sind.
Hier sind einige der besten Optionen:
Eine anklickbare Telefonnummer
Ein klares Merkmal einer guten E-Mail-Signatur ist ihre Benutzerfreundlichkeit. Sparen Sie Ihren Empfängern Zeit und Mühe, indem Sie eine anklickbare Telefonnummer angeben, sei es Ihre eigene Direktnummer oder die Nummer des Büros.
Ein anklickbares Firmenlogo
Als Assistent haben Sie die verantwortungsvolle Aufgabe, die Marke oder das Unternehmen, für das Sie arbeiten, zu repräsentieren. Ein anklickbares Logo kann dabei behilflich sein, denn es trägt dazu bei, unmittelbare Brand Awareness zu schaffen.
Je mehr E-Mails von Ihnen bei Ihren Empfängern eingehen, desto stärker wird der Wiedererkennungswert der Marke in ihren Augen. Wenn es dann darum geht, wichtige Kaufentscheidungen zu treffen, wird Ihr Unternehmen bei den Empfängern an erster Stelle stehen.
Ein anklickbares Kalender-Icon
Die Planung von Meetings ist Ihnen sicher nicht fremd.
Aber wussten Sie, dass Ihre E-Mail-Signatur Ihnen diese Aufgabe erleichtern kann?
Fügen Sie ein anklickbares Kalender-Icon ein, das zu einem Portal führt, welches Ihren Empfängern Ihre Verfügbarkeiten anzeigt. Diese müssen dann nur noch ihre Daten eingeben und im Anschluss wird eine automatische Zoom-Einladung verschickt.
Gibt es Best Practices für Assistenten-E-Mail-Signaturen?
Jetzt, wo wir Sie davon überzeugt haben, dass es eine gute Idee ist, eine Assistenten-E-Mail-Signatur zu haben, fragen Sie sich wahrscheinlich: „Wo soll ich anfangen?“
Denken Sie daran: Jeder Teil Ihrer E-Mail-Signatur ist wichtig und muss gut durchdacht sein.
Aber lassen Sie sich davon nicht entmutigen, denn wir haben im Folgenden ein paar Tipps für Sie. Es ist einfacher, als Sie denken.
Setzen Sie auf seriöse Formeln
Einer der besten Wege, einen professionellen Eindruck zu machen, ist, professionell
Das bedeutet, dass Sie sich bei Empfängern, die Sie nicht persönlich kennen, nicht mit „Bis dann“ oder „Wir sehen uns“ verabschieden sollten.
Verwenden Sie stattdessen formale Schlussformeln wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße“.
Denken Sie an ein professionelles Foto
Eine seriöse Schlussformel allein ist jedoch nicht genug, um eine einträgliche Beziehung mit Ihren Empfängern zu unterhalten.
Stattdessen müssen Sie mit ihnen auf einer persönlichen Ebene in Kontakt treten.
Deshalb ist es wichtig, ein Foto von Ihnen in Ihre E-Mail-Signatur aufzunehmen. Auf diese Weise können die Empfänger Ihrem Namen ein Gesicht zuordnen und sich sicher sein, dass die Nachricht nicht von einem Bot gesendet wurde.
Im Folgenden finden Sie einige Tipps für das perfekte Foto:
Achten Sie auf eine gute Beleuchtung:
- Vermeiden Sie es, das Foto bei künstlichem Licht aufzunehmen.
- Entscheiden Sie sich für einen Raum mit vielen Fenstern, damit natürliches Licht einfällt.
- Denken Sie daran, das Foto nicht bei starkem Sonnenschein zu machen.
Denken Sie auch daran,
- Manchmal haben Computer- oder Smartphone-Kameras nicht die beste Qualität, also machen Sie vorher besser ein paar Testfotos.
- Verwenden Sie eine echte Kamera, wenn Sie die Möglichkeit haben, oder gehen Sie zu einem Fotoautomaten.
Achten Sie darauf, dass Sie das Foto nicht zu stark beschneiden, ansonsten
- wird es verpixelt erscheinen.
- wird Ihre E-Mail-Signatur am Ende unprofessionell und nach Spam aussehen.
Vergessen Sie auch nicht, zu lächeln: Ein freundliches Gesicht macht Ihre E-Mail-Signatur sympathischer.
Denken Sie daran, ein einfaches Design-Template zu verwenden
Sie wissen nun also, welche Informationen Sie in Ihrer E-Mail-Signatur angeben müssen.
Dann ist es jetzt an der Zeit, sich Gedanken darüber zu machen, wie Sie die Signatur so gestalten, dass sie klar, auffällig und leicht lesbar ist.
Wenn Sie nicht wissen, wie Sie das anstellen sollen, finden Sie im Folgenden einige Tipps:
- Halten Sie sich an ein einziges Farbschema. Am einfachsten ist es, die Signatur an der typischen Farbpalette der Firma oder Marke auszurichten, für die Sie arbeiten.
- Bleiben Sie bei einer Schriftart. Die Empfänger müssen die Informationen leicht erfassen können, also wählen Sie
- Beschränken Sie sich auf maximal zwei CTAs. Zu viele verschiedene anklickbare Icons lassen Ihre E-Mail-Signatur schnell erdrückend wirken. Beschränken Sie sich auf die, die für Sie als Assistent am zielführendsten sind.
Assistenten-E-Mail-Signaturen: Die Kernpunkte
Das war eine ziemliche Fülle von Informationen, also lassen Sie uns die wichtigsten Punkte noch einmal übersichtlich für Sie zusammenfassen:
- E-Mail-Signaturen helfen Assistenten, einen professionellen Eindruck zu machen und das Unternehmen auf positive Art und Weise zu repräsentieren.
- Denken Sie daran, dass jede E-Mail-Signatur einige zentral wichtige Grundkomponenten hat. Vergessen Sie daher nicht, wesentliche Kontaktinformationen, relevante CTAs sowie ein professionelles Foto in Ihre Signatur aufzunehmen.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Designvorlage klar und sauber ist. Ihre E-Mail-Signatur wird nicht effektiv sein, wenn sie unübersichtlich, überladen und unleserlich wirkt.
Und das wäre es auch schon! Das ist alles, was Sie über die Erstellung Ihrer eigenen, ganz persönlichen Assistenten-E-Mail-Signatur wissen müssen. Viel Spaß bei der Gestaltung!
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